회의를 재미있게 할수는 없을까요 ?

 

회의도 생산성이 중요하기 때문에 회의 진행자의 진행기술도 필요하다.
지루하고 따분한 회의, 권위주의 때문에 발언이 자유롭지 못한 회의, 시간 때우기 식 회의,
의제에서 벗어난 회의, 논쟁으로 치닫는 회의 등은 결국 기업의 생산성과 경쟁력을 저하시킬
뿐이다.

'회의로 시작해서 회의로 끝난다.' 회의는 정보를 공유하고 의사결정을 하며 대로는 학습의 장이 되기도 한다.
따라서 현대 사회에서 운영되는 모든 조직은 회의를 자주 하게 되고, 더불어 회의의 효율적 진행도 중요해졌다.
요즘 기업들은 회의 목적이나 산업의 특성에 따라 다양하게 회의를 활용하고 있다. 몇 가지 이색적인 회의를 살펴 보면 시간을 단축하고 단기에 집중적인 성과를 내기 위한 '스탠딩 회의'가 있다. 그야말로 서서 하는 회의이기 때문에 '기승전결' 식의 늘어지는 방식으로는 버틸 수도 없고 결론부터 먼저 이야기하게 된다. 푹신한 의자에 앉아서 끝까지 버티던 회의문화를 바꾸기 위한 방식이다.


'목욕탕 알몸회의'도 있다. 새벽에 주요 멤버들이 목욕탕에 모여서 알몸으로 회의를 하는데 특징은 계급장 떼고 속마음까지 주고받는 것이다.

 

'미니회의'나 '번개회의'도 있다. 대략 10분, 15분 정도를 정해 놓고 긴급하게 현안을 조율할 때 유용하다.
요즘은 '화상회의'나 '인터넷회의'를 활용하는 기업도 많아지고 있다.
어떤 회의가 더 효과적인지는 회사의 사정에 따라 그리고 회의 목적에 따라 달라질 수밖에 없다. 그러나 주용한 사실은 회의는 엄청남 코스트를 유발한다는 것을 인식해야 한다는 것이다.

우선 회의 참석자들이 그 신간에 다른 일을 하지 못하기 때문에 발생하는 '시간 기회비용'을 따지는 방식이 있고, 해당 인력의 인건비를 회의시간에 맞추어 계산하는 방식도 있다. 그러니까 회의는 '적을수록' 그리고 '짧을수록' 좋다는 원칙이 도입되어야 한다. 또한 회의도 생산성이 중요하기 때문에 회의 진행자의 진행 기술도 필요하다. 지루하고 따분한 회의, 권위주의 때문에 발언이 자유롭지 못한 회의, 시간 때우기 식 회의, 의제에서 벗어난 회의, 논쟁으로 치닫는 회의 등은 결국 기업의 생산성과 경쟁력을 저하시킬 뿐이다.

"회의는 우리가 달성하고자 하는 것들을 끊임없이 방해하고 사람들의 가장 나쁜 인격적인 특징들을 드러내는 아주 특별한 형태의 커뮤니케이션이다. 나는 회의 중에 훌륭한 생각들이 짓밟히고 이기심에 넘쳐흐르고 시간이 낭비되는 것을 자주 보아왔다. 이제 회의는 보다 생산적으로 혁신되어야 한다."

미국의 정보컨설턴트 리처드 사울 워먼의 말이다. 미국에서 조사한 자료를 보면 중간관리자는 일주일에 평균 11시간을 회의에 소비한다. 그리고 최고 경영자들은 23시간 정도를 회의에 소비하고 있다.

직장생활을 약 40년으로 잡으면 4만 1,510시간 회의를 하는 셈인데 이를 하루 8시간씩으로 환산하면 5,188일이 되고, 약 21년6개월을 회의에 보낸다는 계산이 나온다.

또 다른 조사 자료를 보면 미국에서 연간 1,000억 달러 이상이 기업체 및 협회의 회의 비용으로 소비되고 있다. 회의 운영방식을 혁신해야 한다는 주장이 나올 수밖에 없다.


경영혁신을 원한다면 먼저 회의 운영방식을 근본적으로 바꾸어야 한다. 그 몇 가지 방법은 다음과 같다. 


첫째, 회의의 줄인다.
가급적 정기회의는 없애는 것이 좋다. 그리고 회의를 준비하기 위한 회의는 모두 없애야 한다. 회의는 최소화할수록 좋다. 회의 없는 요일을 운영하는 것도 효과적이다.

둘째, 회의의 주제는 최소한으로 줄여야 한다.
테마가 여러 개일 경우 시간낭비가 비례해서 늘어나기 때문이다. 회의는 주제가 선명해야 한다.

셋째, 회의의 룰을 명확하게 한다.
회의 개최시간, 목적, 의사일정, 발언제한시간 등이 정해져 있어야 낭비가 줄어든다. 그리고 마감시간을 정해 놓는 것이 좋다.

넷째, 새로운 아이디어가 나왔을 경우에는 적어도 5분 동안은 비판과 부정적인 말을 하지 말아야 한다.
쓸 때 없는 논쟁으로 시간이 낭비되고 참신한 아이디어가 깨지기 쉽기 때문이다.

다섯째, 회의에 늦게 참석하는 사람에게는 시간당 인건비에 해당하는 벌금을 물리는 등 제재를 가해야 한다.
늦게 오는 사람을 기다리지 말고 정시에 시작해야 한다.

여섯째, 가급적 첨단 정보기술을 이용해서 함께 모이지 않고 각자가 자리를 지키면서 회의를 하는 것이 좋다.

일곱째, 회의 참석인원을 최소화해야 한다.
꼭 필요한 인원만 참석하고 다른 사람은 풀어 주어야 한다.


요즈음 우리나라 기업들과 관공서에는 혁신운동이 한창이다. 그러나 이와 비례해서 늘어나는 것이 각종 위원회와 회의라는 불만도 터져 나오고 있다. 회의 운영방식을 혁신하는 것이 경영혁신의 주요 과제다.

우리나라 기업의 회의 중에 나타나는 가장 큰 문제점은 회장이나 사장이 참석할 경우 지나치게 눈치를 본다는 것이다. 따라서 자유로운 의견 개진이 어렵고, 윗사람 입맛에 맞는 발언을 하기 쉽기 때문에 회장이나 사장은 회의 중간에는 발언을 하지 않고 회의 끝에만 발언하는 경우도 있다.

그리고 의사결정을 위한 회의는 다수결로 결정되는 경우가 대부분이지만, 소수의견도 가치가 있는 경우에는 기록으로 남겨서 잘 활용할 필요가 있다.


이제는 모든 조직이 세계일류를 지행하고 있다. 그만큼 한 사람 한 사람의 시간가치가 높을 수밖에 없다. 회사 내의 회의이든 협력회사와의 회의이든 세계 인류기업에 걸 맞는 회의문화를 만들어 가는 것이 생산성 향상과 브랜드 가치 향상에 필수적 과제일 것이다.

많이 들어오고, 생각하던 것이지만 쉽게 바꾸지 못하고

항상 습관대로 행동하던 회의문화를 이제는 바꾸어야 겠는데요 ㅎㅎㅎ


이 글은 Webcash에서 발행하는 자금관리매거진 2006년 7월호에 있는 글입니다 (상세보기)

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글 윤은기
윤은기 님은 사울과학종합대학원 부총장이자 공군대학 명예교수이며 방송인으로 활동하고 있다. KBS 제1라디오 '생방송 오늘', EBS TV '직업의 세계', MBN TV '알기쉬운 경제이야기' 등 주요 프로그램을 진행하고 있으며 저서로는 [時테크-시간창조의 기술], [신경영마인드365]외 20여권이 있다.
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