광고/서비스업종 경리.회계.영업 자동화팁 소개 sERP

  sERP (에스이알피) 활용 사례

딱 한마디로 말씀 드리면 엑셀반 수기업무반 이였죠.
우선 직원모두가 광고디자인 위주의 업무를 주로 담당하고 있다 보니 저 혼자 자금관리
라던지 장부관리, 세금계산서 업무 등을 봐야 했죠.
...
우선 통합자금관리로 인터넷뱅킹을 사용하는 모든 계좌를 버튼 클릭 한번으로 잔액
조회를 할 수 있으니 따로 각각의 은행홈페이지에 따로따로 방문하지 않아도 될뿐더러
통합 금융거래내역을 sERP안에서 입출금전표 자동생성 데이터로 두번 이용되니
정말 일석이조 아닌가 싶네요~! 

 
 ▲ sERP 사용 후 업무가 많이 자동화 되었어요 ^^


<회사소개>

홈폐이지 주소 : http://www.ilpoom.kr

일품은 1994년 창립되었고 대구시 수성구 파동에 위치해 있으며 옥내외 sing 기획,
제작, 시공, 감리를 담당하는 광고물 전문업체입니다.

주거래처는 주택공사, 토지공사, KBS, MBC, 상수도 사업소, 농협중앙회, KT 텔레캅 등이고

주로 관공서의 사인물을 기획, 제작, 시공 납품하고 있습니다.
현재는 4명의 직원이 힘을 모아 연간 6억원의 매출성과를 이루고 있습니다.


 

sERP 도입 전 업무사항

담당자분 인터뷰~!

 Q1. sERP를 도입하시기 전엔 보통 어떻게 업무를 보셨죠?

딱 한마디로 말씀 드리면 엑셀반 수기업무반 이였죠.
우선 직원모두가 광고디자인 위주의 업무를 주로 담당하고 있다 보니 저 혼자 자금관리 라던지
장부관리, 세금계산서 업무 등을 봐야 했죠.

물론 저 역시 광고디자인 업무도 함께 병행하면서 말이죠.
그러다 보니 자연스럽게 디자인 하랴 업체 수금 확인하랴 또 매입대금 지급하랴 엑셀에
기록하고 직접 세금계산서 발행 손으로 하고 거래명세표 쓰고 이러다 보니 업무가
참 많다고 느껴지더라고요.
특히 결재도 많고 일거리도 많은 월말이 오면 정신이 없었어요.


 Q2. 구체적으로 엑셀과 수기로 업무를 병행하시다 보면 어떤 점들이 불편했나요?

우선 저희 광고업 특성상 소규모 거래인 경우야 흔하지 않지만 바로 바로 증빙자료와
수금이 일찍 이루지지만 공기업이나 관공서와의 거래 시에는 월단위로 결재가 되고
증빙자료도 통합해서 발행하는 경우가 대부분입니다.

특히 주문 물품이 많은 경우에는 장부 기입이 제대로 이루어져야 하죠.
그러나 업무가 바쁜 경우에는 데이터 입력이 누락되거나 금액이 틀어지는 경우가 있어요.
말 그대로 엑셀로 매출관리 파일을 만들어서 입력하고 또한 입력한 금액을 엑셀수식이나
계산기로 입력해서 세금계산서는 또 따로 발행하고 이렇게 업무가 분산이 되어 있으니까
같은 일을 반복해서 세번씩 네번씩 하는 느낌이 들더라고요.

특히 엑셀의 경우는 누구나 쉽게 파일을 수정하거나 제 실수로 파일을 잘못 저장하거나
금액입력을 잘못해버리기라도 하면 오류를 찾는 일도 힘들고 어디서 무엇이 잘못되었
는지 거래처에 거래금액 , 거래날짜를 재확인 하는 등 많이 불편했죠.

제가 단순히 경리업무만을 보거나 아니면 한 달에 거래가 많지 않은 경우야 기존 방식
대로 엑셀로 관리가 되겠지만 또 그런게 아니니깐 '프로그램이 필요하다'라는 인식을
점점 가지게 되었죠.

두번째로 거래명세표, 세금계산서 발행 같은 단순한 작업이 참 쉽고 만만한 일처럼
보이지만 그 일도 발행시 마다 매번 거래처를 기입하거나 수기로 써줘야 하는 경우
라면 참 힘들었어요.

그리고 발행은 따로 하고 거래장부와는 별개로 세금계산서 발행분이랑 매입세금계산서
누락분 없애기 위해 리스트를 따로 작성하는 일도 굉장히 비효율적이란 생각이 들더
군요. 그렇다고 리스트 만들지 않고 보관만 하고 있다가 세금계산서 분실로 누락이라도
되버리면 어느 업체에서 발행한 건지 받은 건지 찾기도 힘들어서 안 만들 수도 없고
말이죠. ㅡ.ㅡ;

세번째로 금전관리의 어려움이 있었어요.
아시다시피 대금의 결재만 제가 관리하는 것이 아니라 수금관리도 해야 하고 또한
기존에 있던 외상대금과 맞추어 봐야 하고 그러기 위해선 앞에 입력한 매출/매입
엑셀파일에 언제 수금 되었는지 지급되었는지 기록을 해서 장부상 외상 미수금/
미지급금도 제대로 파악이 되어야 하고 이체나 계좌잔고 조회는 인터넷뱅킹을
통해서 사용을 했죠. 또한 소소하게 나가는 기업카드 사용, 각종 세금 등 한 사람이
많은 업무를 담당하다 보니 여러 분야에 모두 집중을 할 수 가 없더라고요.


 Q 3. sERP란 프로그램을 어떻게 알게 되셨고 가입경로는 어떻게 되나요? 

주의 사용하시는 분의 소개로 사용을 해보게 되었죠.
저 또한 업무의 비율적인 측면이 강한 그때 프로그램을 사용해서 업무를 체계화
시킬 좋은 기회라고 생각해서 계약서에 동의를 하게 되었죠^^

일반적인 패키지 프로그램이 구입을 하고 사용자가 직접 설명서를 보고 참조하여
사용을 하는 그런 경우가 많던데 sERP의 경우에는 서비스 매니저분이 처음에
프로그램 개설부터 교육까지 친절하게 안내해주시더라고요.

또한 누구나 그러하듯이 프로그램 숙지가 한번에 잘 되지는 않더라고요.
그래서 프로그램 사용시 모르는 문제가 발생되면 고객지원실이나 담당 서비스
매니저님께 연락을 드려도 짜증 없이 아주 친절하게 잘 대해주셨어요.

전화상으로 해결이 되는 간단한 상황에도 아니면 직접 방문하여 교육이 필요한
부분까지도 교육을 잘 해주셔서 프로그램을 숙지하기까지 많은 시간이 단축되지
않았나 싶어요~!

sERP 도입 후 업무개선 사항

입출금전표 sERP 가 알아서 척척~!!!

sERP의 자동분류 설정은 정말 사용자를 배려한 기능 중 최고의 기능이 아닐까 싶어요~!!

우선 통합자금관리로 인터넷뱅킹을 사용하는 모든 계좌를 버튼 클릭 한번으로 잔액조회를 할 수
있으니 따로 각각의 은행홈페이지에 따로따로 방문하지 않아도 될뿐더러 통합금융거래내역을
sERP안에서 입출금전표 자동생성 데이터로 두번 이용되니 정말 일석이조 아닌가 싶네요~!

특히 앞서 말씀 드린 자동분류 설정 기능은 정기적으로든 거래가 빈번하게 일어나는 거래처가
특정 지명으로 통장에 입금이 되면 기존 미리 설정해놓았던 거래계정과목으로 전표가 자동
분류를 통해서 전표 발행대기 전까지 와주니 sERP를 사용자 특히나 업무과중에 시달리는
사용자에게는 전표 확인만 하고 전표 발행 버튼만 눌러주기만 하면 전표가 일괄 발행되니
정말 엑셀에 기록하거나 손으로 장부를 정리하는 불편함보다 몇 배가 편하고 번거로운
업무를 덜어낼 수 있는 것 같아요^^

 
  ▲ 자동분류설정을 통해 입출금 전표 입력이 훨씬 편해졌어요~!!


매출/매입 전표 입력만 하면 나머지는 sERP가 다 알아서 해요~!

정말 sERP에서는 매출전표, 매입전표 입력만 하면, 자기가 다 알아서 하는 것 같아요.
우선 매출/매입전표 입력할 때 거래명세표, 세금계산서 발행이나 인쇄에 체크만 하면 자동으로
발행이 되고 또한 관공서처럼 월말에 몰아서 결재하는 업체의 경우에는 기존에 입력했던 매출
전표 조회해서 체크 후 한꺼번에 세금계산서 통합발행만 클릭만 하면 따로 세금계산서를 발행
한다거나 장부금액 합산해볼 필요도 없고 말이죠~

당연히 매출/매입 전표 입력은 매출/매입 장부로 반영이 되어 있고 앞서 발행된 세금계산서는
증빙자료로 반영이 되어 있어 세금계산서 리스트업도 클릭만 하면 되고 당연히 합계표도
반영이 되어 있어 회계사무소에서 따로 합계표를 받지 않아도 되죠~^^

그리고 세금계산서 등기발송이 늦어 급하게 보내야 한다거나 세금계산서를 메일로 수취가
가능한 업체는 메일로도 발송이 가능하고 말이죠^^ 그리고 미수금/미지급 장부는 앞서 자동
분류기능으로 확인후 발행되어 있는 입출금전표를 통해서 외상대금에서 차감되거나 합산이
되어져 실제 외상대금 잔액과 일치하니 정말 똑똑한 경리사원 한명 둔 기분이랄까요? ^^

  
 ▲ 합계표 및 매출/매입 장부도 기존 전표 입력하나면 자동생성


현장별 매출/매입 관리도 척척!! , 현장별 투입된 자재 단가 관리도 척척!!!

매출/매입 전표 입력시 현장명 기입만 하면 거래처별이 아닌 현장별로 매출/매입 관리가
가능해요~!

 
 ▲ 현장별 매출/매입 관리, 검색이 가능해요

또한 하나의 현장의 한 거래처만 납품이나 매출이 일어나는 게 아니기 때문에 현장별
거래처검색도 가능해고, 현장별로 자재가 투입되거나 광고물 제작을 위해서 자재를
매입하는 경우 단가 변동이 심한 품목 같은 경우에는 어느 정도의 단가관리가 잘 이루
어져야 되죠. 그럴 때 매출/매입 장부를 보고 단가를 찾는 것 보다 최근 거래단가를
통해서 품목의 단가변동을 보고 조금의 예측이나 짐작을 할 수 있어요~!


 ▲ 자주 변동되는 단가변동 관리가 편리합니다

아! 그리고 아시다시피 sERP에서는 단순 계좌조회뿐만 아니라 프로그램 안에서
이체도 가능하잖아요~

특이 거래처별 계좌이체는 매입장부에 반영되어 있는 외상미지급을 그대로 이체 할
수 있어 전표 생성도 쉬울 뿐만 아니라 sERP에서 매입장부/미지급 장부를 잘 정확
히 잘 관리하고 있는 업체라면 이체시 금액기입 오류가 나는 부분이 적어 편리하게
사용하고 있어요~!!!

 
 ▲ 거래처 외상장부에서 바로 뱅킹 이체가 가능해요 ㅎㅎ


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