병원 경영관리 효율을 높인 맞춤식 sERP 활용법

  sERP (에스이알피) 활용 사례

저희 병원은 별도의 병원 전용프로그램을 이용해서 병원업무를 처리하고 있었으나 생각
하지도 못한 업무는 늘어만 갔습니다.
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sERP는 저희 총무과에서 먼저 사용하고 있었습니다.
다람쥐 쳇바퀴 돌듯 계속해서 반복해야 하는 계좌관리, 그 업무를 덜어준 프로그램이
바로 sERP 였습니다

 

 
 ▲ 저희 병원 sERP (에스이알피) 이야기 들어보시겠어요 ^^ (총무과)


회사명 : (의) 태훈의료재단
업종/업태 : 서비스 / 의료
홈페이지 : www.saeheemang.co.kr

<회사소개>

"건강한 정신, 건강한 사회를 캐치플레이즈로 내세운 정신질환, 알코올 중독(재활), 노인
(치매,중풍)전문 치료병원"
2006년 6월 16일 개원하는 의료법인 태훈의료재단 새희망병원은 경북 영주지역 최초로
설립되어 2006년 4월 17일 의료기관 허가를 받아 진료를 개시하였고, 진료과목은 정신과,
내과 등으로 일반정신병동, 노인전문병동을 운영하며 정신질환, 알코올 중독(재활), 노인
(치매, 중풍) 전문 치료병원입니다.


 ▲ 회사전경

도입전 업무형태

저희 병원은 별도의 병원 전용프로그램을 이용해서 병원업무를 처리하고 있었으나 생각
하지도 못한 업무는 늘어만 갔습니다.

다른 병원들처럼 환자들에 대한 차트관리나 진료비 계산은 원무과에서 담당하지만 계좌나
현금은 총무과에서 관리하고 있어 담당 부서별로 이동하는 보고서만 해도 산더미였습니다.

그 이유는 운영중인 병원 전용프로그램이 진료에 대한 기본적인 메뉴만 탑재되어 있고 기타
업무에 필요한 기능은 전혀 없기 때문입니다.

그리고 저희 병원은 진료의 내용도 있지만 정신지체 장애가 있는 환자의 현금관리도 하고
있습니다.
정신지체 장애 환자들은 보통 입원치료를 하고 보호자가 가끔씩 면회를 옵니다.
환자의 보호자가 환자를 면회 왔을 때 저희 병원에서는 환자별로 현금을 받아 관리하게
됩니다.

이러한 현금은 간식과 개인물품을 구매하는데 주로 이용되게 되는데 현금관리에 있어서
기존에는 뚜렷한 프로세스가 없이 장부로 관리했으나 환자의 수가 늘어나고 금액이 커질
수록 현금관리 업무가 여간 까다로운게 아니었습니다.

선급 받은 금액도 정리해야 하고 간식이나 물품이 지급되었을 때마다 정리하여 보호자가
요청시에 내역을 확인해줘야 하는 업무, 퇴원시 남은 현금을 환불해줘야 하는 업무 등
너무 머리가 아팠습니다.

또 각 병동에서 확인요청을 별도로 해야했으며 병동간 요청을 종합해서 보고서를 작성하고,
다시 물품을 분출하고... 머리아픈 일로 고민하던 중 sERP를 만나게 되었습니다.

도입 후 업무형태

 # 총무과의 sERP 업무적용

sERP(에스이알피)는 저희 총무과에서 먼저 사용하고 있었습니다.
다람쥐 쳇바퀴 돌듯 계속해서 반복해야 하는 계좌관리, 그 업무를 덜어준 프로그램이 바로
sERP였습니다.

처음에 거래처의 권유로 사용하게 된 금융관리는 많은 계좌를 보유하고 있는 저희 병원에
안성맞춤 이었습니다.
진료비나 입원비 관리계좌, 카드대금 입금계좌, 경비 출금계좌등 각 계좌별로 간단하게
관리할 수 있게 되어 업무에 많은 도움이 되었습니다.


 ▲ 입출금내역관리


그리고 주계좌로 모으는 집금기능, 다른계좌로 돈을 보내놓을수 있는 배분기능.
저에게는 여러번에 처리할 업무를 단 1분이면 가능하게 해주는 고마운 기능이었
습니다.

두번째로 저에게 머리 아픈 것은 법인카드 사용이었습니다.
법인카드 전표를 받아 프로그램에 처리하고 빠진 내용은 없는지 청구서가 오면 다시한번
확인하고..

sERP에서는 법인카드를 간편하게 관리할 수 있더군요.
그냥 등록해서 승인내역이나 청구내역을 조회하기만 하면 끝.
더 이상 자료를 뒤져가며 머리 아픈 일이 없게 되었습니다. 


 # 원무과의 sERP업무적용

다른 병원도 마찬가지겠지만 저희 원무과의 업무는 상당히 많습니다.
환자의 입퇴원 관리, 병원비 계산, 약품자재관리, 환자의 선수금관리등 처리해야 할 업무가
나날이 늘어가는 도중 sERP 담당 서비스 매니저를 만나게 되었습니다.

총무과에서 사용중인 내용을 몇번 봤던지라 혹시 저희 업무를 처리할 수 있을 것 같아서
서비스 매니저와 상담을 했습니다.

그때부터 서비스매니저와 저희 원무과의 프로그램 적용방안에 대해 씨름했고 마침내 해결
방안을 찾게 되었습니다. 우선 모든 환자들을 거래처에 입력했고 보호자로 부터 받을 현금을
선수금 금액으로 초기이월 했습니다.

그리고 각 환자들의 간식이나 물품 지급시 환자에 대한 매출등록을 작성하였습니다.


 ▲ 일일업무현황

이렇게 하여 환자의 선수금은 미수금현황에서 확인할 수 있었습니다.
그리고 선수금 사용내역은 거래처 원장을 통해 확인할 수 있었으며 잔액까지 확인할 수
있어 머리 아프게 고민하며 처리했던 일들을 일목요연하게 정리할 수 있었습니다.


 ▲ 각 환자에 대한 원장 내역

또한 각 병동과 네트워크로 연결하여 필요한 물품을 보고서 작성 없이 sERP로 처리하게
되었습니다. 더 이상 각 병동을 뛰어다니면서 물품 보고서 작성을 할 필요가 없게 되었습니다.



 ▲ 각 환자별 선수금 잔액



 ▲ 원무과 실무자와 서비스매니저

 # 각 병동의 sERP적용

저희 병동에서는 환자분들이 원하는 간식과 물품을 원무과에 보고서를 작성해서 수령후 환자에게
지급을 하는 업무가 있었습니다.
sERP로는 어떻게 정리할 수 있을까 서비스 매니저님과 고민하던 중 해결책을 찾았습니다.

그것은 바로 sERP의 수주서를 통해 해결되었습니다.

우선 환자의 요청내역을 수주서로 등록합니다.
수주서를 등록하면 원무과에서 수주서를 확인하여 매출을 등록해주고 선수금 잔액을 확인하여
물품을 공급해 주었습니다.
이렇게 해서 저희는 보고서 없이 환자분들이 원하는 내용을 원무과와 공유하여 처리할 수
있었습니다.

그뿐만이 아니라 저희가 원하는 의료용품 및 약품자재들도 따로 보고할 필요 없이 수령할 수
있게 되어  저희가 처리해야 할 업무시간이 sERP로 인해 줄어들게 되었습니다.


 
 ▲ 병동간 수주서 등록                                            ▲ 환자별 선수금 등록현황

처음 sERP를 사용할 때는 정형화된 프로그램으로 생각하고 다른 메뉴에 대한 활용 방법을
생각지도 못했는데 지금은 서비스 매니저와 상담을 하여 병원운영에 필요한 업무를 맞춤식
으로 응용해서 사용하고 있습니다.

병원에 또다른 부서가 생겨도 왠지 sERP가 속 시원히 해결해줄 것 같네요~~ 


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