자동화시스템 설비 프로젝트별 관리 이제 sERP

 sERP (에스이알피) 활용 사례

sERP(에스이알피)를 도입하기 전 엑셀을 활용한 장부 관리를 하고 있었어요.
우리회사의 자체적인 관리를 위한 프로젝트별 매입/매출 관리, 월별 매입/매출 관리,
법인카드 사용 관리, 경비 사용 내역, 재고관리,자금 수납지급내역 등등 모두 엑셀 파일에
내용을 작성하여 일일이 저장하였죠
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처음 sERP에 대한 기능 설명을 들었을 때 느꼈지만, sERP는 사용법이 매우
간편한 것 같아요. 매입/매출 내역만 입력하면 그 내역이 거래처 장부와 재고
등에 자동으로 반영되기 때문에 한번의 입력으로 여러 가지 보고서를 활용할
수 있게 되었죠

회사명: (주)아이비스
업태/종목: 제조 / 자동화시스템 설비

<회사소개>

경북 구미시 구미국가 4단지에 위친한 아이비스는 자동제어장치, 공장자동화 기기를 전문
적으로 제조하는 자동화 기계 생산회사입니다.
최근 경기 침체에도 불구하고 생산 공정에 투입 될 새로운 자동화 기계 연구에 더욱 박차를
가하고 있습니다.


 
 ▲ 회사전경

sERP 도입 전

sERP(에스이알피)를 도입하기 전 엑셀을 활용한 장부 관리를 하고 있었어요.
우리회사의 자체적인 관리를 위한 프로젝트별 매입/매출 관리, 월별 매입/매출 관리,
법인카드 사용 관리, 경비 사용 내역, 재고관리,자금 수납지급내역 등등 모두 엑셀 파일에
내용을 작성하여 일일이 저장하였죠. 그리고 저를 가장 힘들게 하는 거래 증빙전표는 모두
수기로 내역을 작성하여 거래처에 발송하였어요. 작성해야 하는 내용도 많고 엑셀 파일
관리도 너무 번거롭고, 우리회사의 업무를 잘 관리할 수 있게 지원하는 프로그램을 도입
하였으면 좋겠다.. 좋겠다.. 생각은 하고 있었지만 막상 기계 제작 주문이 들어오고 기타
여러 가지 업무가 발생하면 잠시 보류되었다가 다시금 생각나고 이렇게 프로그램 도입은
차일피일 미루어지게 되었죠.

그러다 아는분의 소개로 sERP를 접하게 되었어요.
매입/매출 관리부터 각종 보고서 생성까지 거기다가 은행거래도 sERP 내에서 실시간으로
관리할 수 있다니 처음 안내를 받았을 때 큰 관심을 갖게 되었답니다.

sERP(에스이알피)를 가입하고 며칠 후 담당서비스 매니저가 방문하여 sERP(에스이알피)에
대한 상담과 교육을 진행하였어요.

그런데 sERP의 사용법은 생각보다 굉장히 편리하였지만 출력되는 보고서 양식이 기존의
우리회사 양식과 너무 맞지 않는 거에요. 고민 이였죠.

우리회사가 그 동안 내부결재나 회의 시 구비하던 확고한 양식이 있었는데 그와는 다른
형식으로 모든 결재서류나 보고서를 변경하여야 한다면….특히 생산관리 부서의 담당자는
sERP에서는 우리회사가 그 동안 관리하던 보고서와 같은 양식의 보고서를 생성하려면
약간의 응용이 필요하기 때문에 더 불편한 것 아니냐는 문제를 제기하였죠.

그때 담당서비스 매니저와 다시 상담을 하였어요.
상담을 통해 우리회사의 업무를 그대로 프로그램화해서 만드는 것은 있을 수 없다는 생각이
들었어요.

그 동안 우리회사의 업무에만 너무 익숙해져 있다보니 그대로 프로그램에 적용할 수 있을
것만 같았던 거죠. 기존 사용하던 보고서의 중복되는 부분도 통일하고 sERP(에스이알피)를
통해 거래 내역 입력도 간소화 하여 업무를 적용하기 시작하였어요.


 
 ▲ 저는 이제 sERP 프로가 되었어요 ^^ 

sERP 도입 후

처음 sERP에 대한 기능 설명을 들었을 때 느꼈지만, sERP는 사용법이 매우 간편한 것 같아요.
매입/매출 내역만 입력하면 그 내역이 거래처 장부와 재고 등에 자동으로 반영되기 때문에
한번의 입력으로 여러 가지 보고서를 활용할 수 있게 되었죠.


＃ 프로젝트별 매입/매출 관리 이제는 ERP로

우리회사의 경우 기계나 자동화 설비에 대한 발주가 들어오면 그때부터 기계 제작에 들어가게
되요.  따라서 장부관리도 당연히 각각의 발주에 대한 매입과 매출에 대해서 관리하여야
프로젝트별로 얼마의 이익률이 발생하였는지 알아낼 수 있었죠. 기존에는 이러한 작업을 모두
엑셀파일과 수기계산하고 전표도 수기로 발행하여야 하였지만 이제는 매입/매출 입력시 프로
젝트명만 표기하여 주면 자동으로 프로젝트마다의 결산이 가능하기 때문에 엑셀파일 관리와
수기전표 발행은 하지 않게 되었답니다.

 
 ▲ 부문별/프로젝트별 사업 실적 관리


＃ 은행거래도 sERP로

우리회사는 일반적인 수시입출금 이외에 어음거래나, 구매자금 대출거래도 많은 편이여서
이러한 내역을 장부에 잘 기재하여야 하였어요.

특히 구매자금 대출은 만기일 전 추심을 해야 하기 때문에 반드시 장부에 정확히 기재하여
야만 하였죠. 하지만 sERP를 사용하는 지금은 모든 은행의 거래 내역을 실시간으로 조회할
수 있고, 어음관리나 구매자금 대출 외 B2B 거래도 같이 온라인으로 관리할 수 있어서 장부
기재 대신 sERP에서 실시간 조회로 바뀌게 되었어요.


＃ sERP 사용으로 줄어든 업무처리 시간

예전에는 엑셀 파일이나 수기로 관리하던 생산, 재고, 경비사용, 매입/매출, 전표발행,
거래처 수납/지급금 관리 등 모든 업무를 sERP로 통합 관리하면서 업무 처리시간이
반으로 줄어들게 되었어요.

일일이 장부에 내역을 기재할 필요 없이 원하는 보고서 양식 메뉴에서 클릭만 하면
결재서류를 출력할 수 있기 때문에 업무 처리 절차가 간소화되었죠. 

sERP를 도입할 때 기존의 업무 방식이나 양식을 기준으로 sERP를 접근하면서 약간의
착오와 지연도 있었지만 덕분에 우리회사의 업무가 재조정되면서 더 편리하게 변화되었
습니다.

무엇보다 관리자들께서 관심을 갖고 담당서비스 매니저와 함께 동참해 주셔서 sERP가
우리회사 업무에 적용되고 현재의 업무 처리에 편리함도 누릴 수 있게 된 것 같습니다.

＃ 이젠 sERP로 전자세금계산서도 발행할 거에요

대부분의 중소기업이 그렇겠지만 처리해야 할 일도 많고 한 명의 담당자가 여러 가지
업무를 처리해야 하잖아요.

처음 내년부터 시행되는 전자세금계산서 제도에 관한 이야기를 듣고 큰일이다 생각했어요.
앞으로 세금계산서 수정도 안되고 신고도 한 달에 한번씩 해야 하고 어디서 정보를 듣기도
쉽지가 않고 당장 몇 개월 후이면 전자세금계산서를 발행하고 또 받아야 하는데 어떻게
해야 할지 막막하였어요.

그런데 얼마 전 sERP를 사용하는데 우연히 전자세금계산서 메뉴를 보았어요.
sERP는 메뉴에 기능개선이나 업데이트가 되면 자동으로 이루어지기 때문에 크게 신경 쓰지
않고 있었는데 전자세금계산서 관련 메뉴가 생긴 거에요. 바로 담당 서비스매니저에게 전화해
보았죠. 담당 서비스매니저는 앞으로 sERP에서 무료로 전자세금계산서를 이용할 수 있으며
제도가 시행되기 전 필요한 모든 조치에 대해서 지속적으로 안내를 해 주겠다는 거에요.

sERP(에스이알피)와 관련된 전자세금계산서 사이트도 알려 주었어요.
정말 얼마나 고마웠는지 몰라요. 최근 들어 우리회사 업무에 가장 큰 걱정거리였는데 담당
서비스매니저에게 맡기고 필요한 조치를 받게 되었으니 이제 큰 걱정을 덜 수 있게 되었어요.
물론 비용은 모두 공짜랍니다. 


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