업무의 조선시대를 현대시대로 바꾸어준 sERP

 sERP (에스이알피) 활용 사례

sERP를 도입하기 전에는 저도 대표님도 업무에 대한 체계화가 잡혀 있지 않고
항상 엑셀이나 워드파일로 그때그때 보고서라든지 아니면 누적되어 있는 파일에
기록하곤 했어요.
...
기존에 여기저기 분산되어 있던 업무를 sERP를 사용하면서부터 하나의 획일화된
시스템 안에서 이루어 지고 있다 보니 업무의 안정성과 효율성은 늘어나고
저 또한 업무의 스트레스 또한 많이 줄어들어 정말 직장 다닐 맛이 나는걸요!! 

회사명: 동평산업
업태/업종: 제조/전자 및 자동차부품

   

<회사소개>

동평산업은 대구시 달서구 갈산동에 위치해 있으며 1992년 창립이래 자동차부품 및 자동화 공작
기계 부품 제조 업체로써 13명의 직원의 땀방울로 연간 6억원의 매출성과를 이루고 있습니다.


<sERP 도입 전 업무사항>

체계화 되어 있지 않은 업무였었죠..

sERP를 도입하기 전에는 저도 대표님도 업무에 대한 체계화가 잡혀 있지 않고 항상
엑셀이나 워드파일로 그때그때 보고서라든지 아니면 누적되어 있는 파일에 기록하곤
했어요. 그래서인지 거래처가 늘어나거나 새로운 양식의 보고서라도 생기게 되면 그저
새로 작성해야 하는 불편함이 있었죠.

또한 엑셀파일에 보통 기록하거나 급하게 작성하다 보니 차후에 그 자료가 필요해서
되찾기라도 할 땐 가끔씩 어디에 두었는지 기억이 나지 않아 파일을 찾아 헤매곤 했죠.
당연히 공유 폴더에 파일들을 공유해놓아도 획일화된 규격 없이 올리다 보니 업무의
공유나 이해 또한 하기 힘들었어요.

매입/매출 현황을 엑셀파일에 기록해두다 보니 합계 계산도 그 달 마지막 날에 엑셀
수식을 집어 넣어 계산하거나 급하게 특정 거래처의 합계내역을 맞춰 볼 때는 계산기로
의존해서 작업을 하는 수기 방식이었죠. 그러다 보니 자연스럽게 시간은 늘어나고 일의
효율성은 줄어만 들었었죠.

정말 여러 사람이 함께 업무공유를 할 수 있고 어디서 누가 봐도 한눈에 알아볼 수 있는
한 개의 데이터만 입력하면 나머지는 자동으로 연계되거나 최대한 업무량을 줄 일 수
있는 그런 프로그램이 있으면 좋겠단 생각이 들더라고요. 또한 pc 라도 포맷하는 날엔
pc 구석구석 여기저기 뒤져서 중요한 파일이 삭제되지 않도록 파일을 백업해두는 일도
간담을 서늘하게 하곤 했죠. 언제는 파일을 미리 안전한 곳에 저장해두지 않아서 pc 백업
후 자료가 날아가버려서 새로 작성하는 불편한 일도 있었어요.

업무의 조선시대 였죠.

사장님께서 보통 은행 업무 자금관리, 그리고 매입/매출 현황들을 검토하시고
저는 경비부터 시작해서 매출/매입 관리 아이템 재고관리 , 증빙자료 발행 등을 맡고
있는데요.

중소기업은 규모가 작다 보니 경리담당자가 여러 가지 일을 해야 하잖아요.
이일 저일 신경 쓰다 보면 업무의 loss 가 많이 나기도 하고 수기로 입력을 하든 쓰든
하다 보면 손도 아프고 눈도 아프고 이래저래 자동화의 필요성이 참 많이 느껴졌죠.

특히 매입/매출 관리는 따로 하고 중요한 품목들은 재고관리도 이루어져야 하고
월말이 되면 세금계산서 발행에 그날그날 일어나는 매출은 거래명세표 발행도 해야 하고
이렇게 중요업무만 해도 여러 가지다 보니 마음 편히 일할 수 없었어요,. 특히 매출/
매입과 재고관리가 연동되어 졌으면 하는 바램이 많았어요~!
그리고 사장님께 보고 드리는 보고서라든지 입력한 매출/매입 자료 또한 공유가
쉬웠으면 좋겠다는 생각도 들었고요.

 

처음엔 잘 몰랐지만….

어느 날 사장님께서 프로그램 하나를 가입했다고 하시더라고요.
인터넷뱅킹에 관련된 프로그램 이겠거니 하고 그냥 별 생각이 없었는데 서비스 매니저란 분께서 방문을 하시더라고요. 그리곤 사장님 자리와 제자리에 설치를 해주셨죠. 프로그램 이름이 'sERP'라는데 'ERP'란 말을 어디서 들어보았는데 조금씩 나와도 상관이 있는 프로그램이 아닐까? 라는 생각이 들더라고요. 그리곤 서비스 매니저님의 교육을 듣곤 '바로 이거다!' 했죠^^

그리고 무엇보다 소비자가 그냥 CD를 구매해서 알아서 설치하고 책보고 연구하는 시스템에서 서비스매니저 분께서 교육을 원하실 땐 언제든지 방문을 요청하셔도 되고 또한 딱딱하게 책을 보면서 알아서 연구하는 것보다 좀 더 프로그램에 잘 적응 할 수 있도록 직접 지름길을 가르쳐 주는 느낌이 랄까요? 그래서 인지 왠지 더 믿음이 가고 프로그램에 빨리 적응 할 수 있었던 것 같아요.

 

<sERP 도입 후 업무개선 사항>

전표한개 입력했을 뿐인데~!!!

제 업무를 첫 번째로 제일 간소화 시켜준 부분이죠. 저는 분명 매출등록을 통해서 거래내용을 한번 등록했을 뿐인데요. 거래명세표부터 세금계산서까지 우선 발행이 되고요. 발행된 증빙자료들은 합계표에 다 포함되어 있거나 세금계산서 발행 리스트를 엑셀로 또한 인쇄해서 리스트 업을 할 수 있어요. 그러므로 지정된 기간 안에 세액이 얼만지 공급가액이 얼만지 조회가 가능하게 되었죠.

그리고 공급가액이나 합계금액은 수금이 되었는지 외상인지 여부를 결정지었기 때문에 자동으로 미수/미지급 보고서에 반영이 되어 있어요. 그리고 매출/매입 장부에도 당연히 거래내역이 반영되어 있어 일자별로 매출현황을 보고 싶으면 매출명세서에서 일자별 매출을 조회하면 되고요.

거래처별로 거래현황을 따로 각각 관람하고 싶으면 매출처원장에서 상세든 집계든 제 입맛에 맞게 보면 되구요. 그리고 매출등록 할 때 입력되었던 품목과 수량은 재고관리에 저장되어 있어 매출이면 출고, 매입이면 입고가 자동으로 연계가 되어 있어 일자별로 특정 아이템이 얼마만큼 나갔는지 여부를 파악하기 위해선 버튼 클릭 몇 번이면 손쉽게 조회가 가능하죠. 또한 입력되어진 매출전표는 회계전표로 자동으로 생성되니 우리자료들을 받아서 회계결산자료를 만드는 회계사무소의 역할을 sERP 요 녀석이 단지 전표입력만 한번 했을 뿐인데 이렇게 몇 가지 일을 덜어서 혼자 다 해버리죠^^ 

 

 


 
▲ 매출전표 한번에 다양한 보고서들~!!


보고서도 입맛에 맞게 내 스타일대로~!!!!  거래처에서 합계표나 집계표를 요구하는 경우가 있어요~! 거래내역이 많은 경우 거래명세표를 조합해서 한달 총계를 내기 힘드니까 요구하는 보고서죠. 저는 그럴 때 매출명세서에 들어가서 업체가 요구하는 필드 값만을 보고서 설정에서 집어넣고 빼고 하는 작업을 하곤 제목을 합계표, 집계표로 만들어서 출력을 합니다. 그리곤 팩스로 보내드리죠. 참 쉽죠 잉~ 참! sERP에서 거래명세표, 세금계산서 , 매출/매입장부 등을 인쇄하지 않고 biz-fax라는 것으로 바로 전송이 가능하다는 것도 알고 있어요.

아직은 fax로 전송하는 일이 많지 않아 사용은 하지 않고 있지만 거래량이 늘어나고 fax로 전송해야 하는일이 많은 고객에겐 사소하지만 정말 필요한 기능일 꺼 같아요~!


 
▲ 내 입맛에 맞는 보고서 생성도 가능 !


엄두도 내지 못했던 품목,아이템관리도 척척~! 

 사실 재고관리 라는 게 제조 업체 특성상 정확히 하기가 참 어렵다는 것도 알고 저도 업무를 보던 입장에서 사실 재고관리는 거의 포기하듯이 산출하기가 참 힘들었어요. 하지만 요녀석을 만난 뒤부터는 어느정도 자리를 많이 잡아둔 상태인거 같아요. 우선 매출/매입에 품목이 입출고가 연동이 되어서 어떤 거래처한테 어느 량만큼 언제부터 언제까지 출고/입고가 되었는지는 정말 누워서 떡먹기죠.

그리고 또한 매출/매입 등록시 품목등록시 작성해두었던 단가정보는 유용하게 사용하고 있죠. 뭣보다 사용자를 배려한 최근 거래 단가를 통해서 기존 입력되어 있던 단가정보와 비교도 가능하게 되었고 거래처별로 여러 개의 단가를 가지는 품목은 사용자가 단가명부터 여러 가지 단가 정보 입력이 가능하게 되니 편하더라구요,. 또한 동일 품목이 다른 단가로 거래되어 지는 경우 최근 거래단가를 통해 업체에서 오는 피드백을 장부를 뒤지며 대답하지 않아도 되고 특정품목에 대한 단가현황도 한눈에 파악이 가능하니 업무의 loss가 그만큼 줄어들더라고요~!!!


  

 
▲ 매출과 자동연계 되는 재고관리도 손쉽게 !


모여라~! 업무의 꿈동산~!

자금을 관리하시는 사장님께서도 sERP를 사용하시고 계세요~! 우선 거래처부터 직원계좌정보는 제가 기초정보에서 등록을 하죠. 그리고 직원의 간단한 인사정보도 넣어두고 있어요. 그리고 급여날이 되면 대표님께서 급여이체를 직접 실행하시고 앞서 언급한 재고관리와 매출/매입 관리는 제가 입력한 자료에 의해서 사장님께서 조회를 하시죠. 그리고 제가 발행한 증빙자료를 통해 분기별로 달별로 사장님께서 세금계산서 합계표를 보시여 세액과 공급가액이 얼만지 확인을 하시고 일별 영업현황에서 입력된 전표들을 토대로 세금계산서가 아직 미발행된 거래처는 언제쯤 발행이 되는지 일일 매출/매입 통계는 얼마만큼 되는지 확인을 하고 계시죠. 이렇게 기존에 여기저기 분산되어 있던 업무를 sERP를 사용하면서부터 하나의 획일화된 시스템 안에서 이루어 지고 있다 보니 업무의 안정성과 효율성은 늘어나고 저 또한 업무의 스트레스 또한 많이 줄어들어 정말 직장 다닐 맛이 나는걸요!! 


  

  ▲ sERP를 통한 효율적인 업무를 맛보고 있다는 실무자~!

sERP (에스이알피) 고객활용사례 : 경리프로그램, 회계프로그램, 판매재고관리, 세금계산서, 장부프로그램


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